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Die Wahl des Buchungsweges als Service – Wie ich den Bucher von Firmen entlasten kann.

09 Dez 2015 by Therese Christierson
In vielen Studien wird immer wieder bestätigt, dass die meisten Buchungen direkt via Telefon und Mail getätigt werden. Die Kunst ist, beides anzubieten: online und direkt, wie es der Gast oder der Kunde wünscht.

Schauen wir auf das Segment der Firmenbuchungen – so werden sehr viele Buchungen, besonders von Firmen in der Nachbarschaft des Hotels, immer noch über das Telefon getätigt. Sehr oft höre ich das Argument der Bucher, dass sie gern im Hotel anrufen, um so ggf. ein besseres Zimmer für den Chef zu bekommen oder auf die Warteliste gesetzt zu werden. Das ist leider für die Empfangs-/Reservierungsmitarbeiter recht zeitaufwendig. Aber der Zeitaufwand ist es wert, da mit dem Bucher und mit den (Stamm)-Gästen eine intensivere Kundenbindung entsteht. Eben Peoples Business.

Die ideale Lösung sehe ich darin, dem Firmenkunden die Wahl zu geben, die Firmensonderkonditionen offline oder online zu buchen. Je nach Fall entscheidet der Bucher, ob er den Reisenden online mit einem Firmenlogin bzw. Buchungscode oder offline, also telefonisch, einbuchen möchte.

Die Vorteile der Onlinebuchung gelten für beide Seiten

Der Bucher kann die Buchung innerhalb von 1 Minute abschließen und erhält sofort eine Bestätigung, die an den Reisenden weitergeleitet werden kann. Der Prozess ist in 2 Min abgeschlossen und der Reisende kann ggf. selbst die Buchung online mit einem Klick stornieren. Ferner kann man sich z.B. mit einem Firmenbuchungstool (z.B. dem von HotelNetSolutions) den Kundenwünschen anpassen. Selbstverständlich sind alle Messen mit Messepreisen und besonderen Stornierungsbedingungen hinterlegt und damit transparent für den Bucher erkennbar.

Firmen mit unregelmäßigen Aufkommen, bei denen es keine Basis für einen festen Firmenpreis gibt, können einen Buchungscode erhalten, der ihnen einen Nachlass (z.B. 10 %) auf den Tagespreis gewährt. Wenn die Hotelwebseite generell einen besseren Preis anbietet als die OTAs, hat der Firmenkunde einen noch größeren preislichen Vorteil. Selbstverständlich sollte es sich hier um einen Full Flex Tarif (stornier- und änderbar) handeln.

Das Hotel hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter nicht mehr so oft die Buchungswünsche am Telefon annehmen und eine Bestätigung schreiben müssen. Sollte eine Zwei-Wege-Schnittstelle von der Online Booking Engine zum PMS vorhanden sein, so entfällt auch die Eingabe der Buchung. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit für den Gast vor Ort.

Die Einsatzmöglichkeiten eines Firmenbuchungstools können sehr umfangreich sein

Im Gespräch mit den Firmenkunden erlebe ich oft, dass diese es sehr schätzen, dass sie nun die Wahl haben, nach wie vor im Hotel anzurufen oder auch online zu buchen. Es ist eine große Entlastung für die Firma, dass sie die individuellen Buchungen nicht mehr selbst platzieren muss, sondern über das Online-Verfahren jeder Bucher selbst tätig wird. Die Loyalität steigt und die Zusammenarbeit bleibt beständig – wenn nicht besser – da es einfacher ist, zu buchen.

Dank der zeitgemäßen Technik für Firmenbuchungen auf der hoteleigenen Seite kann das Hotel mit der sehr avancierten Buchungstechnik der OTAs mithalten. Zusätzlich haben Hotels eine Bindung zum Bucher und es dadurch in der Hand, die Buchungen ohne Vermittler direkt zu bekommen und sogar zu steigern.
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